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Hola,

En algunos de nuestros artículos (Función Excel PROMEDIO.SI, Función Excel CONTAR.SI.CONJUNTO, Función Excel SUMAR.SI, Función Excel SUMAR.SI.CONJUNTO entre otros), para facilitar la visualización de la información hemos incorporado gráficas interactivas que cambian de acuerdo a una selección del usuario. ¡El objetivo se ha cumplido en todos los casos! Estas gráficas, las cuales denominamos “Visor de Imágenes”, han facilitado la interpretación del artículo e incluso han derivado en un alto volumen de consultas de nuestros usuarios preguntándonos como realizamos este efecto. Por este motivo hemos decidido publicar el presente artículo donde detallaremos paso a paso como diseñar este tipo de gráficas.

Nuestra fuente original es la página del MVP Andy Pope, quien publicó un excelente artículo en inglés al respecto.

Con algunos cambios a la idea original de Andy Pope, a quien siempre agradecemos su disposición de compartir su conocimiento e inspirar a la comunidad de usuarios de Excel,  a continuación intentaremos describirles paso a paso el proceso de creación de este tipo de gráficos.

¡Esperamos que el Visor de Imágenes en Excel sea de máxima utilidad para todos!

Nota Importante: Todo el proceso descrito en este artículo aplica para usuarios de Excel 2007, aunque hemos anexado archivos de práctica tanto para usuarios de Excel 2007 como para usuarios de Excel 2003. Algunos pasos pueden variar en Excel 2003 pero la esencia del procedimiento es similar y plenamente aplicable para ambas versiones de Excel. No obstante, en caso de que deseen que publiquemos una secuencia detallada de pasos para Excel 2003 no duden en contactarnos.

Paso 1: Listar Ítems a incluir.

Crea una lista que contenga la totalidad de los ítems a incluir en tu gráfica. Nuestro  objetivo final es que la imagen que seleccionemos de una lista desplegable sea la que se muestre en el gráfico. Los datos que en este paso listemos alimentaran tanto la lista desplegable como el gráfico final. Así que previamente deben analizar con cuidado la totalidad de ítems a incluir.

Por ejemplo, en nuestro caso para facilitar la visualización y comprensión de los datos a través de un ejemplo intuitivo seleccionamos frutas, pero bien es aplicable a sus propios productos y servicios, o lo que deseen.

Paso 2: Insertar en el archivo Excel las imágenes a incluir.

Luego de crear la lista de ítems a incluir inserta las imágenes asociadas a estos en el archivo. Recomendamos mantenerlas organizadas en una sola hoja del archivo (este detalle no tiene mayor valor técnico que preservar el orden de trabajo y contar con un respaldo de las imágenes al momento en que por alguna razón necesitáramos reconstruir la gráfica original).

Puedes emplear cualquier tipo de formato gráfico (PNG, JPG, GIF, BMP entre otros) aunque recomendamos el uso de imágenes JPG, formato que ofrece una buena calidad gráfica sin ocupar mucho espacio en disco.

Paso 3: Crear una tabla adicional con valores referenciales.

En esencia nuestro visor de datos es una gráfica de dispersión, que contiene tantas series como imágenes queramos incorporar. Jugando un poco con los ejes haremos “visibles” o “no visibles” las imágenes de acuerdo a nuestro criterio.

¿Cómo? ¡Es muy sencillo!

Crea en cualquier parte de nuestra hoja una tabla referencial con los valores a asignar a un determinado punto de datos, dependiendo si queremos que esta sea visible o no. En nuestro caso asignamos el valor 5 a los puntos de datos que haremos visibles y -10 a los que declararemos como no visibles. Esta tabla solo será de carácter referencial para recordar como configuramos la visibilidad de los datos.

Paso 4: Crear una lista auto desplegable con los ítems a considerar en nuestro visor de datos.

Para evitar la entrada de valores no válidos en la celda que controlará que imagen se va a visualizar en la gráfica crearemos una lista desplegable a partir de una validación de datos, tal como lo realizamos en la imagen anexa.

Si desean conocer en mayor detalle o refrescar como crear una lista de validación no duden en visitar uno de nuestros artículos anteriores (Lista Desplegable en Excel).

Paso 5: Emplear la fórmula lógica SI para crear data de coordenadas para nuestros puntos “Visibles” y “No Visibles”.

Completaremos ahora  la lista de ítems a incluir creada en el Paso 1 incluyendo una lista con lo que podríamos llamar las “coordenadas de visibilidad” para cada ítem, es decir, lo que hará “Visible” o “No Visible” ante el usuario una imagen determinada de acuerdo a nuestra selección en la lista despegable. Haremos uso de la fórmula lógica SI para asignar estas coordenadas.

Nuestra propuesta lógica en el caso es:

Si un determinado campo “Fruta” coincide con el valor del campo “Valor Visible” arroja entonces el valor de un elemento “visible” (5), en caso contrario arroja el valor de un elemento “No visible” (-10)”

La sintaxis oficial de la función es:

=SI([propuesta_lógica];[valor_si_verdadero ]; [valor_si_falso ])

Lo que se traduce en nuestro archivo en:

=SI($A2=$F$2;5;-10) tal como lo muestra la imagen; esta fórmula la extendemos para todos los ítems en dos columnas, que llamaremos coordenadas X y coordenadas Y.

El resultado es que cada vez que cambiemos el valor de la lista desplegable cambian las coordenadas para cada ítem, tal como en la imagen anexa:

Paso 6: Crear la Gráfica de Dispersión.

Procedemos a crear la gráfica de dispersión y a definir las series implícitas, con una particularidad: Crearemos serie por serie con el objeto de poder editar los puntos de datos y definir la imagen que tendrá asociada.

Para hacerlo marcamos una celda que no tenga ningún dato asociado y nos dirigimos al menú Insertar, luego seleccionamos la opción Dispersión y finalmente seleccionamos el primer gráfico de las opciones, el correspondiente a Dispersión sólo con marcadores.

Seguido de esto cargaremos la primera serie haciendo click sobre la opción Agregar Datos y definiendo Nombre, Valor X y Valor Y de la serie. En nuestro caso decidimos para mayor estética borrar el título y la leyenda del mismo.

Veamos en la imagen anexa como ejecutar el proceso completo:

¿Sencillo verdad?

Una  vez ejecutado este paso solo nos resta asociar una imagen a la serie para culminar la definición visual de la primera serie. Para lograrlo simplemente seleccionaremos la imagen a asociar, la copiamos (Ctrl + C), en nuestra gráfica de dispersión seleccionamos el punto de datos y pegamos la imagen en este (Ctrl + V). Es importante que empleen el método abreviado de copiar y pegar en este paso, sobretodo en el pegado de la imagen sobre el punto de datos.

Veamos en la imagen anexa como hacerlo:

Este procedimiento debemos repetirlo tantas veces como series tengamos hasta incorporar la totalidad de las mismas. Puede resultar quizás la parte más tediosa del asunto si la lista de series incluir es muy larga, pero vale la pena el esfuerzo.

¡No se asusten por el resultado final! En nuestro caso quedó como en la imagen anexa. Solo nos falta ajustar unos detalles adicionales y obtendremos nuestro visor de imágenes en pleno funcionamiento.

Paso 7: Ajustar las escalas de la gráfica para maximizar la visualización de los resultados.

Finalmente, una vez agregadas todas las series, solo nos resta realizar algunos ajustes a los ejes, escalas y líneas de división del gráfico para maximizar la correcta visualización de las imágenes; en nuestro caso emplearemos una escala predefinida para el eje X de 0 a 10, y una escala predefinida para el eje Y de 0 a 10, en ambos casos con una graduación de 1.

Para ajustar las escalas solo debes hacer click izquierda sobre el eje a ajustar, hacer click derecho sobre la misma para desplegar las opciones, seleccionar “Dar formato a eje”, y en la pestaña “Opciones del eje” seleccionar:

• Mínima: Fija y 0
• Máxima: Fija y 10
• Unidad Mayor: Fija y 1.
• Unidad Menor: Fija y 0.
• En la pestaña “Color de Línea” elegimos “Sin Línea”.

Luego simplemente borramos los números de ambos ejes y las líneas de división.

En la imagen anexa podrán ver el proceso completo de ajuste de los ejes y líneas de división:

Una vez completado este proceso ya tenemos nuestro “Visor de Imágenes” listo para ser ubicado donde queramos.

Esperamos que nos disculpen la extensión de este articulo, pero no quisimos ahorrar en detalles para garantizar que todos puedan elaborar este tipo de gráfica que puede resultarnos muy útil. En nuestro caso el resultado final luce como en esta imagen.

Como siempre les anexamos nuestro archivo de ejemplo para que puedan usarlo de muestra en sus prácticas de este ejercicio.

Archivo de Ejemplo Excel 2007 “Visor de Imágenes”.

Archivo de Ejemplo Excel 2003 “Visor de Imágenes”.

Nos encontramos a su disposición si requieren de cualquier apoyo adicional o desean aclarar cualquier duda entorno a como este o cualquiera de nuestros artículos. Nos despedimos esperando que puedan aprovechar al máximo esta información.

Mas sobre Gráficos en Excel:

Gráficos Excel

¡Felices Fiestas!

Estamos en contacto,

El Equipo EXCELLENTAS.COM

Fuente: Página del MVP Andy Pope