Descripción de los gráficos de columna: ¿Cómo crearlos? Descripción paso a paso de técnicas para crear gráficos de columna desde MS Excel.
En nuestra anterior entrega (Gráficos de Columna - Teoría) estuvimos detallando un conjunto de principios básicos a tomar en cuenta al momento de crear un gráfico de columnas, elementos conceptuales que nos permitieron dar respuesta a preguntas como: ¿Qué son? ¿Qué ventajas y desventajas exhibe su correcto uso? ¿Cuando y por qué emplearlos?
En esta nueva edición nos enfocaremos en describir paso a paso como podemos crear este tipo de gráficos empleando Microsoft Excel® dejando ejemplos aplicados para su práctica.
¿Cómo crear un gráfico de columna?
Existen el mercado múltiples herramientas que nos permiten diseñar excelentes gráficos de columna, pero en esta oportunidad para alcanzar nuestro objetivo emplearemos una de las herramientas más difundidas en la actualidad, aunque por defecto no produzca los mejores gráficos de columna: Microsoft Excel®.
Es importante acotar que para este ejemplo práctico emplearemos la versión 2007 de MS Excel® (la secuencia de pasos puede cambiar para versiones anteriores de la herramienta). Crear un gráfico de columna en MS Excel® es muy sencillo en verdad, aunque se requiere aplicarle algunas modificaciones al resultado por defecto para mejorar la visualización de acuerdo a ciertos principios básicos a seguir.
Veamos a continuación paso a paso como crear un gráfico de columna en MS Excel® 2007:
Paso 1: Como primer paso (una vez tengamos abierta nuestra herramienta) debemos disponer de nuestros datos ordenados en una tabla tal como la de la Figura 1; en este caso emplearemos como datos de partida los resultados de ventas totales por país para el año 2009 de una compañía ficticia para diseñar un gráfico como el de la Figura 1 de nuestro anterior artículo (Gráficos de Columna - Teoría), es decir una comparación nominal de la cantidad de ventas realizadas por país durante el año 2009, sin dar un orden especial a los datos.
Figura 1: Tabla de datos de partida para la construcción de una gráfica de columnas en MS Excel®.
Paso 2: Como segundo paso debemos debemos ir a la Cinta de Opciones y hacer clic en la ficha Insertar para acceder al menú Crear Gráfico, tal como se muestra en la Figura 2:
Figura 2: Ficha Insertar menú Crear Gráficos en MS Excel 2007®.
Paso 3: Posteriormente debemos seleccionar la totalidad del rango de celdas que ocupa la tabla con los datos a graficar para ir al menú Crear Gráfico y marcar la opción Columnas. En el menú desplegable que nos aparecerá seleccionaremos la opción Columna Agrupada, tal como lo pueden apreciar en la Figura 3:
Figura 3: Ficha Insertar menú Crear Gráficos opción Columnas Agrupadas en MS Excel® 2007.
Paso 4: MS Excel® elaborará un gráfico de columna en dos dimensiones (2-D) con una configuración por defecto, tal como el de la Figura 4. Ahora debemos comenzar a ejecutar algunos cambios para mejorar esta representación visual de los datos.
Figura 4: Gráfico de columna 2-d (comparación nominal) creado desde MS Excel® 2007.
Paso 5: Lo primero que vamos a cambiar de este gráfico por defecto es el formato de las líneas de división. Lo recomendable es que se les dé un color gris muy claro para que no interfieran en la visualización de los datos representados que son lo realmente importante. Este particular es un punto que ha generado cierta polémica; en nuestro caso compartimos la posición de Stephen Few (ver artículo Grid Lines in Graph are Rarely Useful): en algunos casos pueden ser importante su uso. En resumen si las líneas de división son de un color muy oscuro o muy gruesas pueden ser consideradas "chartjunk", en otras palabras elementos que agregan un contenido visual sin valor, que no sirve a ningún propósito y distrae de la data real. Por ello nuestra recomendación es no eliminarlas sino mantenerlas muy finas y de un color muy claro. Para modificar este particular en nuestro gráfico por defecto creado desde MS Excel® 2007 debemos hacer clic derecho sobre una línea de división, seleccionar la opción "Formato de línea de división" y en la ventana emergente que nos aparece ajustar el "Color de línea" a un gris claro (por ejemplo Blanco, Fondo 1, 15%) y ajustar el "Estilo de Línea" a un ancho menor (por ejemplo 0,5 pto), tal como en la Figura 5 pueden apreciar.
Figura 5: Ajustes en MS Excel® 2007 de las líneas de división de un gráfico de columna.
Paso 6: Dado que etiquetaremos nuestra serie de datos a través del título podemos suprimir la etiqueta que se encuentra a la derecha de este. El color de las columnas puede ser definido a nuestro gusto, aunque recomendamos aplicar los principios de uso del color que hemos detallado en otros artículos (Visualizacion: Uso del Color I, Visualizacion: Uso del Color II, Visualizacion: Uso del Color III y Visualizacion: Uso del Color IV). Resumiendo a este respecto, recomendamos el uso de colores suaves, de baja saturación y usar el color solo para etiquetar los datos (en este caso no es recomendable dar distintos colores a cada columna deberíamos emplear un solo color para todas las columnas) . Así mismo es recomendable hacer más anchas las columnas; para mejorar la visualización es razonable que la proporción entre los espacios en blanco entre columnas y las propias columnas sea 60%-40% o mejor aún 50%-50%.- Para suprimir la etiqueta de la serie de datos graficada solo es necesario seleccionarla haciendo clic izquierdo sobre la misma y apretar la tecla Suprimir de nuestro teclado, o bien seleccionarla haciendo clic derecho sobre la misma para hacer clic sobre la opción "Eliminar".
- Para cambiar el ancho de las columnas solo es necesario hacer clic izquierdo sobre alguna de las columnas y en el menú emergente que nos aparece seleccionar la opción "Dar formato a serie de datos" para ajustar en la ficha "Opciones de serie" el "Ancho del Intervalo" a un 60%, por ejemplo. Cuanto menor sea el valor porcentual del ancho de intervalo más anchas serán las columnas y viceversa.
- Para cambiar el color de la serie de datos solo es necesario hacer clic izquierdo sobre alguna de las columnas y en el menú emergente que nos aparece seleccionar la opción "Dar formato a serie de datos" para ajustar en la ficha "Relleno" las opciones a "Relleno Sólido" y definir el color de nuestra preferencia. En nuestro caso tomaremos un color gris (Negro, Texto 1, Claro 50%) dado que no justipreciamos la necesidad de aplicar color para etiquetar en este caso, y el gris en contraste con un fondo blanco nos proporciona una excelente legibilidad.
Figura 6: Ajustes de color serie de datos y eliminación de etiquetas en MS Excel® 2007.
Nuestro resultado final debería ser muy similar a la Figura 7:
Figura 7: Resultado final tras efectuar cambios para mejorar visualización y legibilidad.
Dejamos a su disposición un libro de MS Excel® 2007 y otro de MS Excel® 2003 donde podrán encontrar la aplicación de todos los ejemplos descritos tanto en esta publicación como en nuestro artículo teórico sobre Gráficos de Columna.
¡Esperamos que este material les resulte de amplia utilidad en su día a día!
Saludos y éxito para todos,
El Equipo EXCELLENTIAS.COM
Imagen de Referencia: Flickr – Sears Tower - Chicago, Illinois 2 – Cargado el 10 de diciembre, 2005 por Somewhat Frank.
[...] otra forma de representación gráfica de datos cuantitativos, los gráficos de columna (Teoría y Práctica en MS Excel), material que puede resultarles de amplia utilidad si desean dar continuidad a la lectura de esta [...]
Excelente aporte,
Hay muchos como en mi caso que no podemos seguir cursos o pagarlos, y en este portal, encuentro material tan didactico y de facil entendimiento.
Muchas gracias.
Hola Juanchis Buen Día, ¿Cómo estás?
Muchas gracias a ti por aprecia el contenido, esperamos el contenido te haya sido de utilidad.
Cualquier otro particular en el que podamos ayudarte no dudes en contactarnos.
Saludos,