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Hola a todos, ¿Cómo han estado? En esta oportunidad queríamos describirles un sencillo pero efectivo método de MS Excel a aplicar en aquellos casos en los que deseamos introducir un mismo dato en varias hojas de cálculo de forma simultánea, evitando el re-trabajo de editar múltiples hojas de cálculo con igual información de forma individual. Les ofreceremos al menos dos posibles métodos o alternativas para ejecutar este particular, una manual y una automatizada a través de una sencilla rutina de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). En esta primera edición nos enfocaremos en detallarles como aplicar el método manual. ¿Cómo agrupar hojas de cálculo de forma manual para edición simultánea? ¡Es muy sencillo! Para utilizar la funcionalidad de agrupación de hojas de cálculo de MS Excel de forma manual tan solo es necesario hacer clic en la pestaña de la hoja en la que vamos a introducir los datos para luego pulsarla tecla "Control" de nuestro teclado conforme se hace clic en las pestañas de las hojas de cálculo que deseamos agrupar para que se introduzcan de forma simultánea los datos. ¡Esto es todo! Una vez que introduzcamos cualquier dato en cualquier celda de la hoja de cálculo seleccionada como principal el dato se cargará automáticamente en todas las hojas que hayamos seleccionado para agrupar. Este método no solo es válido para introducir datos de forma simultánea. Si realizamos cambios en las opciones del formato de celda estos también serán aplicados de forma simultánea en todas las hojas de cálculo que tengamos agrupadas. Cuando las hojas de cálculo se encuentran agrupadas MS Excel exhibe en la barra de título la palabra "Grupo" encerrada entre corchetes para permitirnos identificar que cualquier edición que hagamos estará efectuándose en simultáneo sobre el resto de las hojas de cálculo agrupadas. Salvo este particular no disponemos de otra forma de saber si las hojas de cálculo se encuentran agrupadas o no, por lo que les recomendamos ampliamente que una vez hayan culminado de introducir los datos que quieren sean cargados de forma simultánea procedan a desagrupar las hojas de cálculo para evitar posibles errores. ¿Cómo desagrupar hojas de cálculo de forma manual? ¡Desagrupar las hojas de cálculo es también muy sencillo! Tan solo es necesario seleccionar la pestaña de una hoja de cálculo que no sea parte del grupo o bien hacer clic con el botón derecho de nuestro ratón en cualquiera de las pestañas de las hojas de cálculo agrupadas y seleccionar del menú la opción "Desagrupar hojas". Ejemplo Aplicado: Supongamos que tenemos un conjunto de 4 bases pequeñas bases de datos (cuyos nombres van de la letra A a la D) con algunos campos en común que deseamos se carguen de forma simultánea al aplicar algún cambio sobre los campos de la "Base de Datos A" que consideramos nuestra principal. Pues tan solo es necesario seleccionar nuestra "Base de Datos A", pulsar la tecla "Control" de nuestro teclado y seleccionar las hojas de cálculo que deseamos agrupar ("Base de Datos B", "Base de Datos C" y "Base de Datos D"). En la imagen anexa podemos apreciar una sencilla animación del procedimiento completo:

Como ya mencionamos esta metodología tiene la importante desventaja de que el usuario debe recordar cuando las hojas de cálculo se encuentran agrupadas y cuando no lo están en el caso de que desee alternar entre cambios que requiere que se apliquen a todas las hojas de cálculo y cambios que requieren ser aplicados solo de forma individual a una hoja de cálculo en particular.

¡ Esperamos con sinceridad que este sencillo método les resulte de máxima utilidad en su día a día!

En una próxima edición estaremos describiéndoles como obtener este mismo resultado de una forma más óptima a través de unas pocas líneas de código a ser aplicadas desde Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Como siempre no duden en contactarnos si tienen alguna duda o simplemente para comentarnos su punto de vista. Recuerden que para este fin pueden emplear el módulo de comentarios que existe en cada artículo, nuestra dirección de correo info@excellentias.com o mejor aún registrarse en nuestro foro donde podrán compartir con nuestra creciente comunidad de usuarios.

Saludos y éxito para todos,

El Equipo EXCELLENTIAS.COM