En nuestro artículo anterior (Gráficos de Barras – Teoría) estuvimos describiendo un conjunto de principios básicos a considerar al momento de crear un gráfico de barras, dando respuesta a tres preguntas elementales: ¿Qué son? ¿Qué ventajas y desventajas exhibe su correcto uso? ¿Cuando y por qué emplearlos?

En esta oportunidad nuestra intención es enfocaremos en describir paso a paso como podemos crear este tipo de gráficos empleando Microsoft Excel® dejando para ustedes un grupo de ejemplos aplicados para su práctica.

¿Cómo crear un gráfico de barra?

En esta oportunidad nuevamente estaremos empleando MS Excel® para describir como crear un gráfico de barras por ser esta una de las herramientas más difundidas en la actualidad, siendo nuestra intención que el máximo número de usuarios puedan aplicar los conocimientos detallados en nuestra anterior edición teórica.

Así mismo es importante acotar que para este ejemplo práctico emplearemos la versión 2007 de MS Excel® (la secuencia de pasos puede cambiar para versiones anteriores de la herramienta).

Tal como en el caso de los gráficos de columna, crear un gráfico de barras en MS Excel® es muy fácil en verdad, aunque también se requiere aplicarle algunas modificaciones al resultado por defecto para mejorar la visualización de acuerdo a ciertos principios básicos a seguir. Veamos a continuación paso a paso como crear un gráfico de barras en MS Excel® 2007:

Paso 1: Como primer paso (una vez tengamos abierta nuestra herramienta) debemos disponer de nuestros datos ordenados en una tabla tal como la de la Figura 1; en este caso emplearemos como datos de partida los resultados de ventas totales por país para el año 2009 de una compañía ficticia para diseñar un gráfico como el de la Figura 1 de nuestro anterior artículo (Gráficos de Barras – Teoría), es decir una comparación nominal de la cantidad de ventas realizadas por país durante el año 2009, sin dar un orden especial a los datos.

Figura 1: Tabla de datos de partida para la construcción de una gráfica de columnas en MS Excel®.

Paso 2: Como segundo paso debemos debemos ir a la Cinta de Opciones y hacer clic en la ficha Insertar para acceder al menú Crear Gráfico, tal como se muestra en la Figura 2:

Figura 2: Ficha Insertar menú Crear Gráficos en MS Excel 2007®.

Paso 3: Posteriormente debemos seleccionar la totalidad del rango de celdas que ocupa la tabla con los datos a graficar para ir al menú Crear Gráfico y marcar la opción Barra. En el menú desplegable que nos aparecerá seleccionaremos la opción Barra Agrupada, tal como lo pueden apreciar en la Figura 3:

Figura 3: Ficha Insertar menú Crear Gráficos opción Barra Agrupada en MS Excel® 2007.

Paso 4: MS Excel® elaborará un gráfico de barra en dos dimensiones (2-D) con una configuración por defecto, tal como el de la Figura 4. Ahora debemos comenzar a ejecutar algunos cambios para mejorar esta representación visual de los datos.

Figura 4: Gráfico de barra 2-d (comparación nominal) creado desde MS Excel® 2007.

Paso 5: Tal como señalamos en el caso de los gráficos de columna lo primero que vamos a cambiar de este gráfico por defecto es el formato de las líneas de división. Lo recomendable es que se les dé un color gris muy claro para que no interfieran en la visualización de los datos representados que son lo realmente importante. Recordando lo destacado en torno a este particular las líneas de división son un punto que ha generado cierta polémica; en nuestro caso compartimos la posición de Stephen Few (ver artículo Grid Lines in Graph are Rarely Useful): en algunos casos pueden ser importante su uso. En resumen si las líneas de división son de un color muy oscuro o muy gruesas pueden ser consideradas “chartjunk”, en otras palabras elementos que agregan un contenido visual sin valor, que no sirve a ningún propósito y distrae de la data real. Por ello nuestra recomendación es no eliminarlas sino mantenerlas muy finas y de un color muy claro.

Para modificar este particular en nuestro gráfico por defecto creado desde MS Excel® 2007 debemos hacer clic derecho sobre una línea de división, seleccionar la opción ”Formato de línea de división” y en la ventana emergente que nos aparece ajustar el “Color de línea” a un gris claro (por ejemplo Blanco, Fondo 1, 15%) y ajustar el “Estilo de Línea” a un ancho menor (por ejemplo 0,5 pto), tal como en la Figura 5 pueden apreciar.

Figura 5: Ajustes en MS Excel® 2007 de  las líneas de división de un gráfico de barra.

Paso 6: Dado que etiquetaremos nuestra serie de datos a través del título podemos suprimir la etiqueta que se encuentra a la derecha de este. El color de las columnas puede ser definido a nuestro gusto, aunque recomendamos aplicar los principios de uso del color que hemos detallado en otros artículos (Visualizacion: Uso del Color I, Visualizacion: Uso del Color II, Visualizacion: Uso del Color III y Visualizacion: Uso del Color IV). Resumiendo a este respecto, recomendamos el uso de colores suaves, de baja saturación y usar el color solo para etiquetar los datos (en este caso no es recomendable dar distintos colores a cada columna deberíamos emplear un solo color para todas las columnas) . Así mismo es recomendable hacer más anchas las columnas; para mejorar la visualización es razonable que la proporción entre los espacios en blanco entre columnas y las propias columnas sea 60%-40% o mejor aún 50%-50%.

• Para suprimir la etiqueta de la serie de datos graficada solo es necesario seleccionarla haciendo clic izquierdo sobre la misma y apretar la tecla Suprimir de nuestro teclado, o bien seleccionarla haciendo clic derecho sobre la misma para hacer clic sobre la opción “Eliminar”.

• Para cambiar el ancho de las barras solo es necesario hacer clic izquierdo sobre alguna de las barras y en el menú emergente que nos aparece seleccionar la opción “Dar formato a serie de datos” para ajustar en la ficha “Opciones de serie” el “Ancho del Intervalo” a un 60%, por ejemplo. Cuanto menor sea el valor porcentual del ancho de intervalo más anchas serán las barras y viceversa.

• Para cambiar el color de la serie de datos solo es necesario hacer clic izquierdo sobre alguna de las columnas y en el menú emergente que nos aparece seleccionar la opción “Dar formato a serie de datos” para ajustar en la ficha “Relleno” las opciones a “Relleno Sólido” y definir el color de nuestra preferencia. En nuestro caso tomaremos un color gris (Negro, Texto 1, Claro 50%) dado que no justipreciamos la necesidad de aplicar color para etiquetar en este caso, y el gris en contraste con un fondo blanco nos proporciona una excelente legibilidad.

La Figura 6 ilustra todo lo anteriormente descrito para este paso de nuestro procedimiento:

Figura 6: Ajustes de color serie de datos y eliminación de etiquetas en MS Excel® 2007.

Nuestro resultado final debería ser muy similar a la Figura 7:

Figura 7: Resultado final tras efectuar cambios para mejorar visualización y legibilidad.

Dejamos a su disposición un libro de MS Excel® 2007 y otro de MS Excel® 2003 donde podrán encontrar la aplicación de todos los ejemplos descritos tanto en esta publicación como en nuestro artículo teórico sobre Gráficos de Barra.

¡Esperamos que este material les resulte de amplia utilidad en su día a día!

Saludos y éxito para todos,

El Equipo EXCELLENTIAS.COM

Imagen de Referencia:

Flickr – The real stairway to heaven – Cargado el 1 de julio, 2006 por Darwin Bell.